Здравствуйте! Я – Оксана Селютина, менеджер по рекламе в Gekos. Задача нашего отдела – покупка рекламного места на сайтах. Сейчас мы запустили сервис мобильной рекламы. Занимаемся его продвижением, поиском новых клиентов.

Это совсем новое направление для нас. И, так как от развития предыдущего проекта мы тоже не отказались, возникла проблема: обязанностей больше, а времени в рабочем дне столько же. Что делать? Как использовать рабочее время, чтобы продавать старое, изучать новое, пробовать новое и все это успевать?

Итак, передо мной была поставлена задача ускориться, но не потерять в качестве. Как я это делаю?

1) Планирую

Когда дел становится больше, а объем времени не увеличивается, ты не знаешь, за что браться. Начинается паника, стресс. И в результате ты устаешь, все валится из рук. А работа остается невыполненной.

Мне стало проще, когда я начала планировать свое время, исходя из поставленных задач.

Если четко распланировать весь свой день, такого не происходит.

У меня этот план такой:

8:00 – 9:00 Обработка почты

9:00 – 15:00 Обработка базы по новому продукту

15:00 – 17:00 Решение задач по старому продукту.

Т.е. у меня в запасе есть еще 1 час, который можно пустить на решение непредвиденных вопросов.

Время на работу по старому продукту удалось сократить за счет автоматизации. Сейчас я просто курирую и веду уже рабочую базу клиентов. Быстрее ищу новых партнеров и заполняю базу. Оставила неизменным только время для решения важных вопросов по обслуживанию базы (ошибки на сайте, не работает сайт и т.д.)

2) Уничтожаю пожирателей времени 

Во время работы часто появляется ощущение усталости, ты решаешь сделать перерыв. Просмотреть новости в соцсетях, фотографии в интернете, поговорить по телефону.

Это забирает 5-7 минут в час, но в общем теряется много времени. И пользы это время не приносит ни тебе лично, ни твоей работе.

Для того чтобы дать себе отдых, можно переключиться на время на другую работу. Например, если вы вели переписку с клиентами, переключитесь на звонки. Некоторые менеджеры из моего отдела делают легкую гимнастику.

Также можно выпить стакан сока. Это дает необходимый заряд энергии. И вы сможете опять с легкостью выполнять работу.

3) Учусь в обеденное время

Появилось новое направление в работе, которое нужно изучить. Обеденный перерыв можно посвятить чтению статей, просмотру видеороликов, посвященных этой теме.

Я провела опрос среди других менеджеров, чтобы узнать, как они решают проблему с нехваткой времени. Получила такой результат:

По результатам опроса можно сделать определенные выводы.

1. Очень хорошо, что почти все сотрудники посвятили обед обучению. Ведь обеденное время – это время отдыха. Поэтому использовать его для той же деятельности, что и рабочее, не стоит, но вот учиться во время обеда вполне можно, потому что отдых – это смена видов деятельности. К тому же, читать с едой гораздо приятнее, чем просто читать.

2. Мои коллеги берут работу на дом. Каждый менеджер сам должен решить для себя, хорошо это или плохо. Ты работаешь дома потому, что не успел выполнить все поставленные задачи в рабочее время? Возможно, стоит пересмотреть планирование рабочего дня, понять, что именно ты делаешь не так, если приходится работать дома.

Польза от такого решения – в том, что это может ускорить выполнение определенных задач. Например, я часто дома проверяю и обрабатываю рабочую почту, что позволяет ускорить процесс подключения клиента. Также зачастую возникают проблемы, которые стоит решить прямо сейчас. Например, в субботу мы получили сообщение, что сайт клиента не работает. Забыли оплатить хостинг. И я как менеджер обслуживания сообщаю ему об этом сразу же, не дожидаясь понедельника. Это позволит избежать простоя рекламной кампании.

3. Многие решили отложить чтение художественной литературы и взяться за профессиональную. Те, кто не читал вообще, начали читать. Это хорошо, если правильно совмещать. Профессиональный рост – это нужно и правильно. Но нельзя забывать и о личном развитии.

4. Менеджеры обратили внимание на то, что некоторые виды работы можно выполнять быстрее (ведение базы, письма…)

За счет чего менеджерам удалось увеличить скорость работы? Это автоматизация процесса. Т.е., например, если ранее при звонке информацию записывали сначала в блокнот, теперь она сразу вносится в базу. С письмами помогает разобраться настройка фильтров в почте. Также чаще стали чаще использовать шаблоны писем.

5. Менеджеры, проанализировав свою работу, нашли резервы во времени, чтобы успевать делать больше. То есть просто поняли, что могут работать быстрее. И то, что казалось невыполнимым, стало простым.

На самом деле, решить проблему со временем мы можем, не используя крайние меры. И помогают в этом совсем простые советы. Работы ведущих маркетологов и психологов, а также собственный опыт и опыт наших менеджеров позволили мне выделить важные правила, которые помогут справиться с нехваткой времени.

1) Сосредоточься на главном

Наше главное – это продвижение нового продукта. Все наши действия должны быть направленны именно на это. Если мы помним об этом, мы не позволим себе заняться чем-то лишним.

2) Одолей свой страх 

К новому привыкать бывает трудно. Не надо тратить время на страх. Зачастую именно он мешает нам сразу приступить к выполнению нового задания.

3) Устрани «пожирателей» 

Любую задачу можно выполнить намного быстрей и легче, если избавить себя от «пожирателей» Т.е. удалить все, что будет нам мешать. Надо закрыть все ненужные вкладки, завершить диалоги. Перестать думать о личном, решать индивидуальные вопросы. Нужно просто настроиться на задачу и выполнять ее.

У нас в отделе решили этот вопрос таким образом: мы исключили личное общение в ICQ и Skype между собой, теперь допустимо только общение с клиентами. Также реже заходим в социальные сети. Нашим руководителем была разработана специальная схема для курильщиков. Выходить на перекур можно не чаще, чем 1 раз в час, и это может занимать максимум 5 минут.

4) Делай больше и быстрей

Все гениальное просто. И самое простое решение – это по-настоящему делать больше. Если мы сейчас на работе, то все наши мысли и действия должны быть направлены именно на рабочие процессы.

В нашем отделе настроиться на правильную волну помогает контроль со стороны начальника.

5) Делай сейчас

Если я запланировала выполнение задачи сегодня, выполняю ее именно сегодня. Не переношу на завтра, так как завтра может возникнуть другая проблема, и времени на решение вчерашних задач не будет.

Мы работаем с умной базой. Каждый день она формирует для менеджеров список напоминаний, т.е. список важных и срочных звонков на сегодня.

6) Делай хорошо

Приступив к задаче, мы стараемся изначально делать все хорошо. Переделки в основном занимают больше времени, чем идеальное выполнение сразу. Мы занимаемся прямым общением с потенциальными и существующими клиентами. И первый звонок очень важен. Сразу складывается мнение о компании, которую ты представляешь, и о тебе как о менеджере. Поэтому изначально стараемся каждый звонок сделать максимально эффективным.

7) Будь открыт к обучению

Всегда при себе нужно иметь источник новых знаний, например, книгу. И время, потраченное на поездку в автобусе, стояние в очереди, может пройти не зря.

Наш отдел постоянно развивается и растет. У нас разработана целая схема для самообучения сотрудника. Раз в 2 месяца мы сдаем тесты на повышение квалификации. Для этого нам предоставляют методички с темами, которые нужно изучить. Всю информацию мы можем обсуждать в специально созданном чате. Дополняем методичку интересными тематическими статьями, которые нашли мы сами.

8) Не забывай про отдых

Стараюсь планировать время так чтобы у меня оставалась возможность и отдохнуть. Не зря есть поговорка «Кто хорошо работает, тот и отдыхает хорошо!». Для того чтобы на все хватало сил, нужно не забывать о своем здоровье.

• Постоянный недосып сказывается на умственной работе. Если вечером ты не успел выполнить задачу и чувствуешь, что силы уже на исходе, лучше лечь спать и встать немного пораньше, чтобы все доделать.
• Нужно чаще бывать на свежем воздухе. Например, утреннюю пробежку можно совместить с прослушиванием аудиокниги.
• Ничего так не освежит, как прогулка по парку. Занятие йогой или плаванием поможет расслабиться и добавит новых сил.
• Нужно следить за своим питанием. Это очень важная часть жизни. Если на здоровую еду времени совсем нет, стоит хотя бы перекусывать фруктами или ягодами. Они содержат большое количество витаминов и клетчатки. Такой прием пищи будет полезным и добавит энергии. Так же полезным перекусом станет любой кисломолочный продукт, орехи и сухофрукты.
• Кофе можно заменить имбирным чаем. Имбирь оказывает хорошее бодрящее действие, и он намного полезнее кофе. Гранатовый сок является очень сильным природным энергетиком.

9) И самое главное правило! Нужно избегать общества людей, которые впустую тратят время и настроены негативно. Эта болезнь очень заразна!

Экономьте время и будьте эффективны!